Ratgeber
GoBD-konforme Archivierung
Anforderungen, Aufbewahrungsfristen und Verfahrensdokumentation — kompakt erklärt.
Zum BeitragUnabhängiger Anbietervergleich
Dokumentenmanagement-Software (DMS) im Vergleich
Welches DMS passt zu Ihrem Mittelstand? Wir vergleichen Anbieter nach festen redaktionellen Kriterien — GoBD-konforme Archivierung, E-Rechnung, Bereitstellung, Datenresidenz und Kostenfaktoren.
Redaktionell, anbieterunabhängig. Bezahlte Platzierungen sind als Anzeige gekennzeichnet.
Welches Dokumentenmanagement-System (DMS) passt zu welchem Unternehmen?
Für größere Unternehmen mit hohem Dokumentenvolumen oder eigener IT kommen skalierbare, auch On-Premises verfügbare Systeme wie agorum core (Open Source) infrage. Für den Mittelstand und KMU eignen sich einsteigerfreundliche Lösungen wie Amagno, docuvita oder Caya (Posteingang). Aus unserer Sicht hängt die passende Wahl vor allem von Dokumentenvolumen, benötigten Schnittstellen (z. B. DATEV, ERP) und der Frage Cloud oder On-Premises ab — alle hier verglichenen Anbieter geben einen Serverstandort in Deutschland an (laut Anbieter).
Funktionsvergleich der Anbieter
Gegenüberstellung unterscheidender Kriterien von DMS-Lösungen für den Mittelstand — Archivierung, E-Rechnung, Bereitstellung und Datenresidenz.
| Anbieter | Server | Gegründet | Zielgröße | Bereitstellung | Preis | GoBD-konform | E-Rechnung |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Enterprise-ECM große Organisationen, tiefe Integration | |||||||
| agorum core | 🇩🇪 | 1998 | Unternehmen jeder Größe laut Anbieter (Lizenz ab 1 Nutzer, skalierbar bis Konzern) | Cloud / On-Prem | 32,00 € pro Nutzer/Monat zzgl. MwSt. (agorum core pro, 1 Nutzer; Staffelpreise bis 8,96 € ab 1.000 Nutzern); Open-Source-Version kostenlos Open-Source-Version agorum core open ohne Lizenzkosten (ohne Workflow-Editor und KI-Funktionen); agorum core pro als Nutzerlizenz pro Monat mit Staffelpreisen, Wartung inklusive, gleiche Lizenzpreise für Cloud und On-Premises; KI-Suite ALBERT tokenbasiert; Zusatzmodule auf Anfrage | ✓ | ✓ |
| Mittelstand-DMS KMU & Mittelstand, schneller Einstieg | |||||||
| Caya | 🇩🇪 | k. A. | KMU bis Enterprise (Tarife von bis zu 5 bis unbegrenzt Nutzende; Enterprise auf Anfrage) | Cloud | 9,99 € pro Nutzer/Monat (Essentials, Jahresvertrag; Monatsvertrag 14,99 €) Cloud-Abo pro Nutzer und Monat in drei Tarifen (Essentials, Standard, Professional; Monats- oder Jahresvertrag) mit Dokumentenkontingent; Post-Scan-Service zusätzlich pro Brief; Enterprise auf Anfrage | ✓ | — |
| docuvita | 🇩🇪 | 2004 | Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) | Cloud / On-Prem | auf Anfrage Lizenzkauf mit Softwarepflege, Softwaremiete oder Cloud (SaaS) laut AGB; Vertrieb über Fachhandelspartner | ✓ | ✓ |
| Amagno | 🇩🇪 | 2010 | Mittelstand und Enterprise; Cloud ab 5, On-Premise ab 50 Nutzerlizenzen | Cloud / On-Prem | auf Anfrage Cloud: Nutzerpakete (5/20/100 Lizenzen, Mindestbestellmenge 5, Speicher inklusive und erweiterbar); On-Premise-Lizenz ab 50 Nutzern; Preise über Kalkulator bzw. auf Anfrage | ✓ | ✓ |
Kernfunktionen (Dokumentenablage, Volltextsuche, Versionierung, Rechte- und Rollenkonzept) sind bei allen gelisteten Anbietern vorhanden — verglichen werden die unterscheidenden Kriterien. GoBD-konform = revisionssichere, GoBD-konforme Archivierung; E-Rechnung = Verarbeitung von XRechnung/ZUGFeRD (Pflicht seit 2025). Grundlagen dazu im Ratgeber.
Gegründet / Serverstandort / Zielgröße / Preise soweit öffentlich verfügbar, ohne Gewähr. Die Reihenfolge ist redaktionell (keine Rangfolge nach Bezahlung) und nicht käuflich; bezahlte Platzierungen sind separat als Anzeige markiert. Welche Lösung zu Ihnen passt, ermittelt der Auswahl-Assistent. Kriterien und Vorgehen: Methodik.
Empfehlungen & Partner — getrennt vom redaktionellen Vergleich
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Mehr erfahrenIhr Anbieterprofil hier
Sichtbarkeit als klar gekennzeichnete „Anzeige" — ohne Einfluss auf die redaktionelle Bewertung.
Partner werdenAnbieter im Überblick
DMS-Anbieter mit Schwerpunkt auf dem deutschen Mittelstand — redaktionell ausgewählt.
Enterprise-ECM
agorum core
Enterprise-ECM
ECM-Plattform mit Open-Source-Kern, entwickelt in Deutschland — vom Mittelstand bis zur unternehmensweiten Aktenlösung.
- Gegründet
- 1998
- Server
- 🇩🇪 Deutschland
- Zielgröße
- Unternehmen jeder Größe laut Anbieter (Lizenz ab 1 Nutzer, skalierbar bis Konzern)
- Preis
- 32,00 € pro Nutzer/Monat zzgl. MwSt. (agorum core pro, 1 Nutzer; Staffelpreise bis 8,96 € ab 1.000 Nutzern); Open-Source-Version kostenlos
Für wen geeignet
Mittelstand bis Konzern · Open-Source-Version · On-Premises oder Cloud · Serverstandort DE laut Anbieter
Mittelstand-DMS
Caya
Mittelstand-DMS
Document Automation Suite: Post-Scan-Service, KI-Datenextraktion und regelbasierte Dokumenten-Workflows mit Ordnerablage, Tagging und Volltextsuche — Cloud, Server in Frankfurt.
- Gegründet
- k. A. · über 50 MA
- Server
- 🇩🇪 Deutschland
- Zielgröße
- KMU bis Enterprise (Tarife von bis zu 5 bis unbegrenzt Nutzende; Enterprise auf Anfrage)
- Preis
- 9,99 € pro Nutzer/Monat (Essentials, Jahresvertrag; Monatsvertrag 14,99 €)
Für wen geeignet
KMU bis Enterprise · Posteingang + Dokumentenablage · Cloud · Serverstandort DE (Frankfurt)
docuvita
Mittelstand-DMS
Dokumentenmanagement-System, laut Anbieter speziell für kleine und mittlere Unternehmen ausgelegt — wahlweise als Cloud, Hosting oder On-Premise.
- Gegründet
- 2004
- Server
- 🇩🇪 Deutschland
- Zielgröße
- Kleine und mittlere Unternehmen (KMU)
- Preis
- auf Anfrage
Für wen geeignet
KMU laut Anbieter · Cloud, Hosting oder On-Premise · Cloud-Betrieb in deutschen Rechenzentren laut Anbieter
Amagno
Mittelstand-DMS
Einsteigerfreundliches DMS/ECM „Made in Oldenburg" mit Datenspeicherung in Deutschland und ISO-27001-Zertifizierung laut Anbieter.
- Gegründet
- 2010
- Server
- 🇩🇪 Deutschland
- Zielgröße
- Mittelstand und Enterprise; Cloud ab 5, On-Premise ab 50 Nutzerlizenzen
- Preis
- auf Anfrage
Für wen geeignet
Mittelstand · einsteigerfreundlich · Cloud & On-Premises · Serverstandort DE laut Anbieter · ISO 27001 laut Anbieter
Ihr Unternehmen hier?
Als DMS-Anbieter gelistet werden — sichtbar als klar gekennzeichnete „Anzeige", getrennt von der redaktionellen Bewertung.
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Der Auswahl-Assistent ordnet in wenigen Fragen ein, welche Lösungsklasse und welche Anbieter zu Größe, Bereitstellung und Anwendungsfall Ihres Unternehmens passen — kostenlos und ohne Anmeldung.
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Häufige Fragen zu DMS-Software
Was ist ein Dokumentenmanagement-System (DMS)?
Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) erfasst, verwaltet und archiviert geschäftliche Dokumente digital — von der Eingangsrechnung über Verträge bis zur E-Mail. Ziel sind revisionssichere Ablage, schnelles Wiederfinden und nachvollziehbare Prozesse. Grundlagen erklärt der Ratgeber Was ist ein DMS?.
Welches DMS eignet sich für den Mittelstand?
Für den Mittelstand eignen sich Systeme wie Amagno oder docuvita — je nach Schwerpunkt (allgemeine Ablage oder Einstieg für KMU). Sie sind je nach Anbieter als Cloud oder On-Premises verfügbar, mit Serverstandort in Deutschland (laut Anbieter). Welche Lösung passt, hängt von Dokumentenvolumen, Fachverfahren und IT-Umfeld ab — mehr im Ratgeber DMS für den Mittelstand.
Was kostet ein Dokumentenmanagement-System?
Cloud-DMS werden meist pro Nutzer und Monat abgerechnet; hinzu kommen Einführung, Schnittstellen (z. B. DATEV, ERP) und Support. On-Premises-Lösungen verursachen Lizenz- und Betriebskosten. Für einen belastbaren Vergleich zählen die Gesamtkosten (TCO), nicht nur der Monatspreis — Details im Kosten-Ratgeber. Verbindliche Preise nennt ausschließlich der jeweilige Anbieter.
Cloud oder On-Premises — was ist für ein DMS sinnvoll?
Cloud-DMS sind schnell startklar und werden laufend gewartet; On-Premises bietet mehr Kontrolle über Betrieb und Datenhaltung. Anbieter wie agorum core, Amagno oder docuvita sind wahlweise auch On-Premises verfügbar, während Caya auf Cloud setzt (laut Anbieter). Die Wahl richtet sich nach IT-Strategie, Compliance-Anforderungen und vorhandenen Systemen — eine Abwägung gibt der Ratgeber Cloud vs. On-Premises.
Was bedeutet GoBD-konforme Archivierung?
Die GoBD verlangen, dass steuerlich relevante Dokumente unveränderbar, vollständig und nachvollziehbar aufbewahrt werden. Ein DMS unterstützt die GoBD-konforme Umsetzung durch revisionssichere Ablage, Versionierung und Protokollierung. Wie das konkret aussieht, erklärt der Ratgeber GoBD-konforme Archivierung.
Gibt es Open-Source-DMS?
Ja — agorum core ist als Open-Source-Lösung verfügbar und lässt sich On-Premises betreiben, was Anpassbarkeit und Datenhoheit erhöht. Open Source kann Lizenzkosten senken, verlagert den Aufwand aber stärker in Betrieb und Konfiguration. Vor- und Nachteile behandelt der Ratgeber Open-Source-DMS.